A plain-language guide for any team. How to think about AI, which tool fits which work, what skills and connectors are, and a step-by-step path to first results that keeps client data out until you decide otherwise.
You ask"Write the holiday notice in English and Spanish."
request
Claude draftsA first version in seconds.
draft
alwaysA person checksFacts, numbers, tone. Fixes what's wrong.
approved
Sent or savedUnder that person's name.
How AI fits into a desk at work. AI never talks to a client or changes a record on its own. A person always stands in between.
By Carlos Masson, Forward Deployed EngineerFor owners, managers and every team
Ground rules come first
AI fluency: the 4D framework
Which tool for which work
Getting the most out of Claude
Skills
MCP connectors
Build, buy, or leave alone
Your website and AI answers
A path, one step at a time
Free resources
01 · Ground rules
Ground rules come first
The short version. Use one approved tool, sign in with your company account, keep client data out, and have a person sign off on everything.
Before anyone uses AI for company work, a few decisions need an owner. None of them are technical surprises. They're the same controls you'd want for any new vendor.
Public and internal
ExamplesOffice hours, the employee handbook, training material, a draft memo
The ruleOnly in approved, configured tools, under business terms
Client information
ExamplesNames, account or policy numbers, Social Security numbers, health or financial records
The ruleStays out until someone accountable approves a specific use
The data traffic light. Before pasting anything into an AI tool, ask which light it is.
One approved tool, on a business plan
Business plans such as Claude Team or Enterprise come with admin controls and single sign-on, and Anthropic's commercial terms say customer content isn't used to train its models. Confirm the current terms before you sign.
Sign-in through your company accounts
Single sign-on and multi-factor authentication, so access ends the day employment does.
A data rule everyone can repeat
Public and internal information is allowed. Confidential information goes only into approved, configured tools. Client information stays out until someone accountable approves a specific use.
A person signs off
AI drafts. A named employee reviews and owns anything that leaves the desk.
Permissions set on purpose
Tools like Claude Cowork reach only the folders and connectors they are given. Decide those limits during setup, not after.
Know where the data goes
By default, Anthropic deletes business API data within 30 days. For work that touches client information, Anthropic offers Zero Data Retention on its API by agreement, so prompts aren't stored after the answer. It doesn't cover the standard Team or Enterprise chat apps, so decide this during setup.
A one-page AI use policy
Short enough that every employee reads it and can follow it.
How to read the examples
Every example in this guide uses public or internal information only. Anything involving client data is marked as a later step that needs review.
02 · AI fluency
The 4D framework
The short version. Decide what to hand off, ask clearly, check what comes back, and own the result.
The strongest free foundation available is Anthropic's AI Fluency framework, developed with Professor Joseph Feller (University College Cork) and Professor Rick Dakan (Ringling College). It names four skills, the 4 Ds. We teach this framework rather than inventing our own, so your team learns the same vocabulary as Anthropic's free courses.
1 · Before
D
DelegationShould AI do this? Which part stays with me?
2 · While you work
D
DescriptionAsk clearly
⇄
D
DiscernmentCheck what comes back
not right yet? ask again
3 · Done
A person signs it and sends it
D
DiligenceThe whole way through: approved tools only, say when AI helped, you own the result.
The 4 Ds on one task. Delegation happens before you start. Description and Discernment repeat until the draft is right. Diligence covers the whole job.
✕ Vague
Write a holiday notice.
Generic text, wrong tone, one language, maybe mentions a sale.
✓ Clear
Write an office notice for clients in English and Spanish, under 60 words each, saying we're closed on Veterans Day, November 11. Warm tone. No prices or promotions.
GoalAudienceFormatLimits
Ready to review in one try.
Description in practice. The clear request names the goal, the audience, the format and the limits.
The conversation loopWhat you ask for, and how you judge what comes back.
D
Description
Say clearly what you want: the goal, the audience, the format, and an example.
At workInstead of "write a holiday notice," try "Write an office notice in English and Spanish saying we're closed on Veterans Day, November 11. Warm, under 60 words each, no prices or promotions."
Would a new employee understand this request without asking me anything?
D
Discernment
Judge what comes back for accuracy, tone, and what's missing.
At workEvery number, date, name and claim is checked against its source before it leaves the desk. AI can sound confident and still be wrong.
What in this would I have to defend, and have I checked it?
The responsibility loopWhat you hand off, and how you stay accountable for it.
D
Delegation
Decide what AI should do and what stays with people.
At workGood to hand off: first drafts, summaries of long documents, the Spanish version of a notice. Stays with people: decisions about money, people and contracts, and anything that commits the company.
If this comes back wrong, who is affected, and would we catch it?
D
Diligence
Use AI responsibly and openly, and own the result.
At workOnly approved tools. Never client data in an unapproved one. Say when AI helped draft something, and keep a person's name on the final version.
Would I be comfortable explaining how this was made to a client?
Free pre-work
Anthropic's AI Fluency for Small Businesses course teaches the 4 Ds with business examples in about 14 short, self-paced modules and ends with a certificate. If your team takes it before a workshop, the live session can go straight to real work.
03 · Tools
Which tool for which work
The short version. Chat for quick questions. Cowork for multi-step work in your files. Code for building tools.
Anthropic offers three ways to work with Claude. Most staff need the first two.
Chat
1 · steps it takes by itself
You ask, it answers. One step. You copy what you need.
Everyone
Cowork
4 · steps it takes by itself
You give a goal. Opens your files, compares, writes, checks. You watch each step.
Most office staff
Code
6 · steps it takes by itself
You describe a tool. Builds software that then runs every day.
IT, with support
Does less on its ownDoes more on its own
Three tools, one difference: how many steps Claude takes before a person looks. More steps means more setup and more oversight.
What it does
Best for
Example
Chat
A conversation. You ask, it answers.Everyone
Quick questions, first drafts, rewording, translation
Rewriting a client email in plain Spanish
Cowork
You give it a goal. It works through your files and tools step by step, and you see each step.Paid plans · reaches only what you allow
Multi-step work across documents: reviewing, reconciling, building a report
Turning a folder of meeting notes into a monthly summary
Code
An agent that builds software and automations.IT, and subject experts with support
Internal tools, scripts, website changes
A small internal tracker your team actually uses
Coding background matters less than people expect. Anthropic studied about 400,000 Claude Code sessions and found that in each of the ten largest occupations in the data, success rates landed within seven points of software engineers. What predicted success was knowing the subject well.
04 · Power features
Getting the most out of Claude
The short version. Most people only use the chat box. These features are already included in business plans.
Most teams use Claude like a search box: one question, one answer. The features below change how much gets done. Most need no technical skill, though an administrator may have to switch some on first.
For everyone · in the Claude app
Projects
A shared workspace with your documents and standing instructions, so you don't re-explain every time.
Try itAn "Operations" project with the procedures manual and the style guide.
Research
Searches many sources for a few minutes and returns an answer with citations.
Try it"What are small businesses in Miami doing with AI for customer service? Cite sources."
Connectors
Lets Claude search Outlook, SharePoint, Teams or Google Drive with your own permissions. Read-only by default.
Try itFind the latest version of the employee handbook in SharePoint.
Admin turns on · email after review
Files and Office
Claude creates Excel, Word, PowerPoint and PDF files, and works inside Excel and PowerPoint.
Try itTurn these meeting notes into a 5-slide summary deck.
Check every calculation
Cowork and scheduled tasks
Give it a goal. It writes a plan, works through your files, and shows each step. It can repeat on a schedule.
Try itEvery Monday at 8, summarize last week's internal reports into one page.
Paid plans
Memory
Remembers your preferences between chats. You can see and edit what it keeps.
Try itIt learns that you want Spanish drafts to use "usted".
Admin turns on
For builders · in Claude Code
Plan mode
Claude reads, asks, and writes a plan. It changes nothing until you approve.
Press Shift+Tab
Subagents
Claude splits a big job among helpers that work at the same time. Only their summaries come back.
Ask in plain words: "use parallel agents"
Ultracode
For large jobs, Claude writes a workflow that runs many agents at once. It uses much more of your allowance.
/effort ultracode
Skills and CLAUDE.md
Playbooks and standing instructions loaded in every session.
.claude/skills · CLAUDE.md
Routines
Recurring jobs that run in the cloud, even with your computer off.
/schedule
In the workshop, each person tries Projects, Research and the plan step on a real task from their own desk.
Plan mode, in one picture
✕ Without a plan
You askUpdate the new-hire onboarding checklist
Claude starts changing thingson its own assumptions
You spot the wrong assumption lateand redo the work
✓ With a plan
You askSame request
Claude reads and proposes a planlists files, steps and questions
You approve or correct itbefore anything changes
Then it does the workright the first time
Plan mode in Claude Code, and the plan step in Cowork, put your review before the work instead of after it. Fixing a plan takes a minute. Fixing finished work takes an afternoon.
Many agents at once
Lead agent"Compare 12 vendor contracts against our checklist"
splits the job ↓
Contracts 1–3
Contracts 4–6
Contracts 7–9
Contracts 10–12
↓ sends back a summary
One comparison table, for a person to review
Subagents and ultracode in Claude Code. Each helper reads its own share, so a big job finishes faster. More agents use more of your allowance, so save this for large jobs.
Make your allowance last
New topic, new chatLong threads cost more with every message. Anthropic suggests starting fresh.
Put reference files in a ProjectProject files are cached, so they count less while the cache is warm.
Ask related questions togetherOne message with three questions beats three messages.
Plan before big tasksA good plan avoids redoing the work.
Check your usageSettings › Usage shows where you stand.
Match the model to the jobOur advice: a smaller model and lower effort for quick tasks.
Usage depends on how long the conversation is, the size of attachments, Research, the model and the effort setting. These habits come from Anthropic's usage guidance; the last one is ours.
Free open-source tools: check before you install
Some free tools plug into Claude Code and claim to cut token costs, for example by giving Claude a map of a codebase. Most of those claims come from the tools' own makers, and these tools help developers, not chat users. Run any of them through this check first.
LicenseRead the license file itself, not the badge. Send GPL or AGPL licenses to legal.
Still maintainedA recent release, and more than one person keeping it alive.
Security recordPublished advisories, a security policy, and an OpenSSF Scorecard check.
Where data goesTelemetry, cloud sync or calls to another AI service. Can each be switched off?
Agent risksPrompt injection and tool poisoning, from the OWASP lists for AI and MCP.
Pilot and measureCost per accepted result on your own work, not the maker's benchmark.
The same review you apply to any vendor applies to free software too.
05 · Skills
Skills: teaching AI how your company does things
The short version. A skill is a written playbook, so everyone gets the same good result.
A skill is a written playbook Claude follows whenever a task matches it. It's a folder with a SKILL.md file of instructions, plus any templates, checklists or reference documents the task needs. Claude reads the full skill only when it's relevant, so a team can keep many. Skills follow an open standard, so they aren't locked to one product.
The person who knows the job best writes it down once, and everyone gets that person's standard every time.
Without a skill
Same request from three people
✕ 120 words ✕ English only
✕ Mentions a promotion ✕ Wrong tone
✕ No closing line ✕ 45 words
With a skill
Same request from three people
office-notice skill
✓ EN + ES ✓ under 80 words ✓ approved closing
✓ EN + ES ✓ under 80 words ✓ approved closing
✓ EN + ES ✓ under 80 words ✓ approved closing
Why skills matter. Without one, every person gets a different result. With one, everyone gets your company's standard.
office-notice/SKILL.mdexample
---name: office-notice
description: Writes client-facing notices in English and
Spanish in our voice. Use for closures, hours changes
and events.
---
1. Write both languages. Spanish uses "usted" and « » quotes.
2. Keep each version under 80 words.
3. Never mention prices or promotions.
4. Close with an approved line from closing-lines.md.
5. Label the result "Draft · needs review".
Brand voice check
Reviews drafts in both languages against your style guide and flags anything that reads like a promise you can't keep.
Staff FAQ in two languages
Answers employee questions from your approved internal FAQ only, in English or Spanish, and says so when the answer isn't there.
Minutes in your format
Turns meeting notes into minutes with decisions, owners and due dates, in the template you already use.
Procedure lookup
Finds the relevant section of a policy or procedure and quotes it with the document name, instead of paraphrasing from memory.
06 · MCP
MCP: connecting AI to the systems you use
The short version. A connector lets Claude read one system you choose. Start read-only. Payments and regulated records stay off.
MCP, the Model Context Protocol, is an open standard for connecting AI to other software. A connector built on MCP lets Claude read from one specific system, and act in it only if you allow that, under permissions you set. Think of it as a universal adapter: build the connector once, and any approved AI tool can use it.
Connectoraccess
+
Skillknow-how
=
A useful workflow
Claude
MCP connectoruses the permissions you set
reads · drafts only
Start here
Shared drives and documents
Internal wiki or handbook
Website content, as drafts
Calendars and event lists
after review
Needs sign-off
Help desk tickets
CRM and accounting reports
Scheduling and social tools
✕ blocked
Not by default
Payments and transfers
Regulated client records
Anything that sends on its own
How a connector works. Claude reaches a system only through a connector, and only with the permissions you give it. Some systems it never reaches.
Plenty of software has no AI connection today, especially older line-of-business systems. Building the MCP connector for a system that doesn't have one is part of what Masson IT does, and it always starts with the read-only tier.
07 · Build or buy
Build, buy, or leave alone
The short version. Build small tools that read and draft. Buy systems of record. Leave decisions about clients and money alone.
Building software got much cheaper. Claude can produce a working internal tool in an afternoon. That changes what's worth building, but not what's safe to build. The first question is always what happens if the tool is wrong. Software architect Martin Fowler puts the second one simply: is it a differentiator? If not, buy it.
Something you want to build
1Does it decide for a client, move money, or change official records?
yes
Leave alone
no
2Is it a system of record, or something an auditor or regulator tests?
yes
Buy from a specialist
no
3Does it touch client information?
yes
Review first, read-only
no
Build with Claude. A person checks.
The build-or-buy test. Answer the questions in order. The first "yes" decides.
Build with Claude
Tools that read, sort, draft and fill in. A person checks before anything is saved.
Memos, minutes and proposals
Summaries of policies and procedures
Checklists that flag a missing document
English and Spanish drafting
Internal trackers and reports from data you already export
Inbox search and form-to-screen entry, once the tool is cleared for client information
Buy from a specialist
Systems of record, and anything an auditor or regulator tests. You oversee the vendor.
Accounting, payroll and payments
Your industry system of record (medical records, property management, core banking)
Security and backup tools
Many of these vendors are adding AI features. Use theirs, after review.
Leave alone
Decisions about people's money, health or eligibility made by a tool you built yourself
Anything that decides for a client without a person
Writing into financial or regulated records
Anything that sends money or messages on its own
Lower riskHigher risk
1Draft a memo or client noticeBuild
2Summarize the employee handbookBuild
3Search your inbox and draft repliesReview first
4Type paper forms into a draftReview first
5Run accounting or payrollBuy
6Approve, pay or move money on its ownLeave alone
Everyday tasks on the risk ladder. A work inbox and most paper forms hold client information, so they get reviewed before Claude touches them.
Six questions before you build
If it's wrong, who is affected?If the answer is a client or your books, don't build it in-house.
Does it only read and draft, or does it change records?Tools you build read, sort and draft. A person saves.
Does it touch client information?Then a privacy and vendor review comes first, under business terms.
Is it what makes you different?Work that is yours alone can be worth building. What every company does the same way is worth buying.
Who owns it next year?Name who maintains it, who reviews it, and when it gets retired. Cheap to build is not cheap to own.
Can someone on your team explain what it does?If not, it doesn't go into daily use.
Buying moves the work, not the responsibility. A bought system still needs someone watching it.
Where an engineer comes in
Small tools for your own desk need judgment, not engineering. Once a tool connects to a company system, handles client information, or other people depend on it every day, an engineer should decide whether and how it's built: access, logging, testing, and what happens when it fails. That's where Masson IT's role changes from teaching to building.
08 · Website
Your website and AI answers
The short version. AI assistants answer from your website, so give them clear answers in both languages.
More people now ask an AI assistant instead of searching, and they get one answer with a few cited sources. Your website is what those assistants read. Five questions worth asking about yours:
A customer asks an AI assistant"What time do you open on Saturday?"
searches
The assistant reads your websiteIt looks for a clear, quotable answer.
quotes
It answers, citing your page"We open at [your hours]." · your site
How AI answers find your site. Example only. If the answer isn't on your site in plain words, the assistant takes it from somewhere else.
Both languagesDoes every page and answer exist in English and Spanish, with the same detail?
Clear answersAre your most common questions (hours, location, how to get started, what it costs to begin) answered in plain sentences an assistant can quote?
Business details as structured dataAre your address, hours and phone marked up so search engines and AI assistants read them correctly?
FAQ coverageWhich questions does your front desk hear every week that the site doesn't answer yet?
AccessibilityDoes it work well on phones and with screen readers?
Skills and connectors help here too. With a read-only connector to your site and a brand-voice skill, your team can draft updates in both languages in minutes. A person still reviews and publishes.
09 · Path
A path, one step at a time
The short version. Learn, set the rules, try one thing, measure it, then grow.
No customer data · 1–5After review · 6repeat · 7
1
Pre-work
Your team takes the free AI Fluency for Small Businesses course and earns the certificate.
2
Foundation
Choose the approved tool, set up sign-on and admin controls, and write the one-page AI use policy and data rule.
3
Workshop
Live sessions by team, on real tasks with public or internal information. You leave with a list of where AI could help.
4
Pilot
One workflow, no client data, measured before and after so the result is clear.
5
Skills
Build the playbooks that came out of the workshop a few at a time, and keep the ones people use.
6
Connectors
Read-only connectors first. More only after review.
7
Regular demos
On a set schedule, a short demo of what was built, what stuck and what's next.
The path. Steps 1 to 5 use no customer data. Connectors come after review. Demos repeat on a set schedule.
We don't promise every experiment lands. We promise a steady stream of attempts, a regular demo, and a growing list of things that stuck.
I teach this guide on site, in English or Spanish, then build the skills and connectors your team needs.
Call or text786 909 3661 · massonit.com
Masson ITSolutions
Guía práctica gratuita de Masson IT · Octubre de 2026
La IA al servicio de su empresa, con seguridad
Una guía en lenguaje sencillo para cualquier equipo. Cómo pensar en la IA, qué herramienta sirve para cada trabajo, qué son las habilidades y los conectores, y un camino paso a paso hacia los primeros resultados que deja fuera los datos de clientes hasta que usted decida lo contrario.
Usted pide«Escriba el aviso de feriado en inglés y en español».
pedido
Claude redactaUna primera versión en segundos.
borrador
siempreUna persona revisaDatos, cifras y tono. Corrige lo que esté mal.
aprobado
Se envía o se guardaCon el nombre de esa persona.
Cómo encaja la IA en un escritorio de trabajo. La IA nunca habla con un cliente ni cambia un registro por su cuenta. Siempre hay una persona en medio.
Por Carlos Masson, Forward Deployed EngineerPara dueños, gerentes y todos los equipos
Primero, las reglas básicas
Fluidez en IA: el marco de las 4 D
Qué herramienta para qué trabajo
Sacarle el máximo provecho a Claude
Habilidades (skills)
Conectores MCP
Construir, comprar o no tocar
Su sitio web y las respuestas de la IA
Un camino, paso a paso
Recursos gratuitos
01 · Reglas básicas
Primero, las reglas básicas
En pocas palabras. Use una sola herramienta aprobada, entre con su cuenta de la empresa, deje fuera los datos de clientes y que una persona apruebe todo.
Antes de usar la IA en el trabajo de la empresa, algunas decisiones necesitan un responsable. Ninguna es una sorpresa técnica. Son los mismos controles que usted querría para cualquier proveedor nuevo.
Pública e interna
EjemplosHorario de oficina, manual del empleado, material de capacitación, un borrador de memorando
La reglaPermitida en la herramienta aprobada
Confidencial
EjemplosPresupuestos, materiales para la junta, contratos con proveedores, informes internos
La reglaSolo en herramientas aprobadas y configuradas, con términos empresariales
Información de clientes
EjemplosNombres, números de cuenta o de póliza, números de Seguro Social, expedientes médicos o financieros
La reglaQueda fuera hasta que un responsable apruebe un uso específico
El semáforo de datos. Antes de pegar algo en una herramienta de IA, pregúntese qué luz le toca.
Una sola herramienta aprobada, con un plan empresarial
Los planes empresariales, como Claude Team o Enterprise, incluyen controles de administración e inicio de sesión único, y los términos comerciales de Anthropic indican que el contenido del cliente no se usa para entrenar sus modelos. Confirme los términos vigentes antes de firmar.
Acceso con las cuentas de la empresa
Inicio de sesión único y autenticación multifactor, para que el acceso termine el mismo día que termina el empleo.
Una regla de datos que todos puedan repetir
La información pública e interna está permitida. La información confidencial solo va a herramientas aprobadas y configuradas. La información de clientes queda fuera hasta que un responsable apruebe un uso específico.
Una persona aprueba
La IA redacta. Un empleado con nombre y apellido revisa y responde por todo lo que sale de su escritorio.
Permisos definidos a propósito
Herramientas como Claude Cowork solo llegan a las carpetas y conectores que se les asignan. Esos límites se deciden durante la configuración, no después.
Saber a dónde van los datos
Por defecto, Anthropic borra los datos de la API empresarial en un plazo de 30 días. Para trabajo que toque información de clientes, Anthropic ofrece retención cero de datos (Zero Data Retention) en su API mediante acuerdo, para que las consultas no se guarden después de la respuesta. No cubre las aplicaciones de chat estándar de Team o Enterprise, así que esa decisión se toma durante la configuración.
Una política de uso de IA de una página
Lo bastante breve para que todo el personal la lea y pueda seguirla.
Cómo leer los ejemplos
Todos los ejemplos de esta guía usan solo información pública o interna. Lo que involucra datos de clientes aparece como un paso posterior que requiere revisión.
02 · Fluidez en IA
El marco de las 4 D
En pocas palabras. Decida qué delegar, pida con claridad, revise lo que recibe y responda por el resultado.
La mejor base gratuita disponible es el marco de Fluidez en IA (AI Fluency) de Anthropic, desarrollado con el profesor Joseph Feller (University College Cork) y el profesor Rick Dakan (Ringling College). Define cuatro competencias, las 4 D. Enseñamos este marco en lugar de inventar uno propio, para que su equipo aprenda el mismo vocabulario de los cursos gratuitos de Anthropic.
1 · Antes
D
Delegación¿Debe hacerlo la IA? ¿Qué parte me quedo yo?
2 · Mientras trabaja
D
DescripciónPida con claridad
⇄
D
DiscernimientoRevise lo que recibe
¿no está bien? pida de nuevo
3 · Listo
Una persona lo firma y lo envía
D
DiligenciaTodo el tiempo: solo herramientas aprobadas, diga cuándo ayudó la IA y responda por el resultado.
Las 4 D en una tarea. La Delegación va antes de empezar. La Descripción y el Discernimiento se repiten hasta que el borrador esté bien. La Diligencia cubre todo el trabajo.
✕ Vago
Escriba un aviso de feriado.
Texto genérico, tono equivocado, un solo idioma, quizás menciona una oferta.
✓ Claro
Escriba un aviso de la oficina para clientes en inglés y en español, de menos de 60 palabras cada uno, que diga que cerramos el Día de los Veteranos, 11 de noviembre. Tono cálido. Sin precios ni promociones.
ObjetivoPúblicoFormatoLímites
Listo para revisar al primer intento.
La Descripción en la práctica. La petición clara dice el objetivo, el público, el formato y los límites.
El ciclo de la conversaciónLo que usted pide y cómo evalúa lo que recibe.
D
Descripción
Diga con claridad lo que quiere: el objetivo, el público, el formato y un ejemplo.
En el trabajoEn vez de «escriba un aviso de feriado», pruebe «Escriba un aviso para la oficina en inglés y en español: cerramos el Día de los Veteranos, 11 de noviembre. Tono cálido, menos de 60 palabras cada uno, sin precios ni promociones».
¿Entendería esta petición un empleado nuevo sin tener que preguntarme nada?
D
Discernimiento
Evalúe lo que recibe: exactitud, tono y lo que falta.
En el trabajoCada cifra, fecha, nombre y afirmación se verifica con su fuente antes de salir del escritorio. La IA puede sonar segura y aun así equivocarse.
¿Qué parte de esto tendría que defender yo, y ya la verifiqué?
El ciclo de la responsabilidadLo que usted delega y cómo sigue respondiendo por ello.
D
Delegación
Decida qué debe hacer la IA y qué queda en manos de las personas.
En el trabajoSe puede delegar: primeros borradores, resúmenes de documentos extensos, la versión en español de un aviso. Queda en manos de personas: decisiones sobre dinero, personal y contratos, y todo lo que compromete a la empresa.
Si esto sale mal, ¿a quién afecta, y nos daríamos cuenta?
D
Diligencia
Use la IA de forma responsable y transparente, y responda por el resultado.
En el trabajoSolo herramientas aprobadas. Nunca datos de clientes en una herramienta no aprobada. Indique cuándo la IA ayudó a redactar algo, y mantenga el nombre de una persona en la versión final.
¿Me sentiría cómodo explicándole a un cliente cómo se hizo esto?
Preparación gratuita
El curso AI Fluency for Small Businesses de Anthropic enseña las 4 D con ejemplos de negocios en unos 14 módulos cortos, a su propio ritmo, y termina con un certificado. El curso está en inglés. Si su equipo lo completa antes de un taller, la sesión en vivo puede ir directo al trabajo real.
03 · Herramientas
Qué herramienta para qué trabajo
En pocas palabras. Chat para preguntas rápidas. Cowork para trabajo de varios pasos con sus archivos. Code para crear herramientas.
Anthropic ofrece tres formas de trabajar con Claude. La mayoría del personal necesita las dos primeras.
Chat
1 · pasos que da por sí solo
Usted pregunta y responde Claude. Un paso. Usted copia lo que necesita.
Todo el personal
Cowork
4 · pasos que da por sí solo
Usted da un objetivo. Abre sus archivos, compara, redacta y revisa. Usted ve cada paso.
La mayoría del personal de oficina
Code
6 · pasos que da por sí solo
Usted describe una herramienta. Crea software que luego funciona todos los días.
TI, con apoyo
Hace menos por su cuentaHace más por su cuenta
Tres herramientas, una diferencia: cuántos pasos da Claude antes de que una persona revise. Más pasos significa más configuración y más supervisión.
Qué hace
Ideal para
Ejemplo
Chat
Una conversación. Usted pregunta y Claude responde.Todo el personal
Preguntas rápidas, primeros borradores, redacción, traducción
Reescribir un correo a un cliente en un español sencillo
Cowork
Usted le da un objetivo. Claude trabaja con sus archivos y herramientas paso a paso, y usted ve cada paso.Planes de pago · solo llega a lo que usted permite
Trabajo de varios pasos entre documentos: revisar, conciliar, preparar un informe
Convertir una carpeta de notas de reuniones en un resumen mensual
Code
Un agente que crea software y automatizaciones.TI, y expertos en la materia con apoyo
Herramientas internas, scripts, cambios al sitio web
Un pequeño registro interno que su equipo sí use
Saber programar importa menos de lo que se cree. Anthropic estudió unas 400.000 sesiones de Claude Code y encontró que en cada una de las diez ocupaciones más numerosas de los datos, la tasa de éxito quedó a menos de siete puntos de la de los ingenieros de software. Lo que predijo el éxito fue conocer bien la materia.
04 · Funciones avanzadas
Sacarle el máximo provecho a Claude
En pocas palabras. La mayoría solo usa la caja de chat. Estas funciones ya vienen incluidas en los planes empresariales.
La mayoría de los equipos usa Claude como un buscador: una pregunta, una respuesta. Las funciones de abajo cambian cuánto se logra. Casi ninguna requiere conocimientos técnicos, aunque un administrador quizás deba activar algunas primero.
Para todos · en la aplicación de Claude
Proyectos
Un espacio compartido con sus documentos e instrucciones fijas, para no tener que explicar todo cada vez.
PruébeloUn proyecto «Operaciones» con el manual de procedimientos y la guía de estilo.
Research
Busca en muchas fuentes durante unos minutos y entrega una respuesta con citas.
Pruébelo«¿Qué están haciendo las pequeñas empresas de Miami con IA para atender clientes? Cite las fuentes».
Conectores
Permite que Claude busque en Outlook, SharePoint, Teams o Google Drive con sus propios permisos. Solo lectura por defecto.
PruébeloEncuentre la última versión del manual del empleado en SharePoint.
Lo activa un administrador · el correo, tras revisión
Archivos y Office
Claude crea archivos de Excel, Word, PowerPoint y PDF, y trabaja dentro de Excel y PowerPoint.
PruébeloConvierta estas notas de reunión en un resumen de 5 diapositivas.
Verifique cada cálculo
Cowork y tareas programadas
Usted le da un objetivo. Escribe un plan, trabaja con sus archivos y muestra cada paso. Puede repetirse según un calendario.
PruébeloCada lunes a las 8, resumir en una página los informes internos de la semana anterior.
Planes de pago
Memoria
Recuerda sus preferencias de una conversación a otra. Usted puede ver y editar lo que guarda.
PruébeloAprende que usted quiere los borradores en español con «usted».
Lo activa un administrador
Para quienes construyen · en Claude Code
Modo plan
Claude lee, pregunta y escribe un plan. No cambia nada hasta que usted lo aprueba.
Presione Shift+Tab
Subagentes
Claude reparte un trabajo grande entre ayudantes que trabajan al mismo tiempo. Solo regresan sus resúmenes.
Pídalo en palabras simples: «use agentes en paralelo»
Ultracode
Para trabajos grandes, Claude escribe un flujo que ejecuta muchos agentes a la vez. Consume mucho más de su asignación.
/effort ultracode
Habilidades y CLAUDE.md
Manuales e instrucciones fijas que se cargan en cada sesión.
.claude/skills · CLAUDE.md
Rutinas
Trabajos recurrentes que corren en la nube, incluso con su computadora apagada.
/schedule
En el taller, cada persona prueba Proyectos, Research y el paso de plan con una tarea real de su propio escritorio.
El modo plan, en una imagen
✕ Sin un plan
Usted pideActualizar la lista de bienvenida para empleados nuevos
Claude empieza a cambiar cosassegún sus propias suposiciones
Usted descubre tarde la suposición equivocaday hay que rehacer el trabajo
✓ Con un plan
Usted pideLa misma petición
Claude lee y propone un planarchivos, pasos y preguntas
Usted lo aprueba o lo corrigeantes de que cambie nada
Luego hace el trabajobien desde la primera vez
El modo plan de Claude Code, y el paso de plan de Cowork, ponen su revisión antes del trabajo y no después. Corregir un plan toma un minuto. Corregir un trabajo terminado toma una tarde.
Muchos agentes a la vez
Agente principal«Compare 12 contratos de proveedores con nuestra lista de verificación»
reparte el trabajo ↓
Contratos 1–3
Contratos 4–6
Contratos 7–9
Contratos 10–12
↓ devuelve un resumen
Una sola tabla comparativa, para que la revise una persona
Subagentes y ultracode en Claude Code. Cada ayudante lee su parte, así que un trabajo grande termina antes. Más agentes consumen más de su asignación, así que resérvelo para trabajos grandes.
Haga que su asignación rinda
Tema nuevo, conversación nuevaLas conversaciones largas cuestan más con cada mensaje. Anthropic sugiere empezar de nuevo.
Ponga los archivos de referencia en un ProyectoLos archivos del Proyecto se guardan en caché y cuentan menos mientras la caché está activa.
Haga juntas las preguntas relacionadasUn mensaje con tres preguntas rinde más que tres mensajes.
Planifique antes de tareas grandesUn buen plan evita rehacer el trabajo.
Revise su consumoConfiguración › Uso le muestra dónde está.
Elija el modelo según el trabajoNuestro consejo: un modelo más pequeño y menos esfuerzo para tareas rápidas.
El consumo depende de la longitud de la conversación, el tamaño de los adjuntos, Research, el modelo y el nivel de esfuerzo. Estos hábitos vienen de la guía de uso de Anthropic; el último es nuestro.
Herramientas gratuitas de código abierto: verifique antes de instalar
Algunas herramientas gratuitas se conectan a Claude Code y dicen reducir el costo en tokens, por ejemplo dándole a Claude un mapa del código. La mayoría de esas cifras vienen de sus propios creadores, y estas herramientas ayudan a programadores, no a quienes usan el chat. Páselas primero por esta revisión.
LicenciaLea el archivo de licencia, no la insignia. Las licencias GPL o AGPL van a legal.
Mantenimiento activoUna versión reciente, y más de una persona manteniéndola.
Historial de seguridadAvisos publicados, una política de seguridad y una revisión con OpenSSF Scorecard.
A dónde van los datosTelemetría, sincronización en la nube o llamadas a otro servicio de IA. ¿Se puede apagar cada una?
Riesgos de agentesInyección de instrucciones y envenenamiento de herramientas, según las listas de OWASP para IA y MCP.
Piloto y mediciónCosto por resultado aceptado en su propio trabajo, no la prueba del fabricante.
La misma revisión que usted aplica a cualquier proveedor se aplica también al software gratuito.
05 · Habilidades
Habilidades: enseñarle a la IA cómo trabaja su empresa
En pocas palabras. Una habilidad es un manual escrito, para que todos obtengan el mismo buen resultado.
Una habilidad (en inglés, skill) es un manual escrito que Claude sigue cada vez que una tarea coincide con él. Es una carpeta con un archivo SKILL.md de instrucciones, más las plantillas, listas de verificación o documentos de referencia que la tarea necesite. Claude lee la habilidad completa solo cuando es pertinente, así que un equipo puede tener muchas. Las habilidades siguen un estándar abierto, de modo que no quedan atadas a un solo producto.
Quien mejor conoce el trabajo lo escribe una vez, y todos reciben ese mismo estándar cada vez.
Sin una habilidad
La misma petición de tres personas
✕ 120 palabras ✕ Solo en inglés
✕ Menciona una promoción ✕ Tono equivocado
✕ Sin frase de cierre ✕ 45 palabras
Con una habilidad
La misma petición de tres personas
habilidad aviso-oficina
✓ EN + ES ✓ menos de 80 palabras ✓ cierre aprobado
✓ EN + ES ✓ menos de 80 palabras ✓ cierre aprobado
✓ EN + ES ✓ menos de 80 palabras ✓ cierre aprobado
Por qué importan las habilidades. Sin una, cada persona obtiene un resultado distinto. Con una, todos obtienen el estándar de su empresa.
aviso-oficina/SKILL.mdejemplo
---name: aviso-oficina
description: Redacta avisos para clientes en inglés y en
español con nuestra voz. Úsela para cierres, cambios
de horario y eventos.
---
1. Escriba ambos idiomas. El español usa «usted» y comillas « ».
2. Cada versión, menos de 80 palabras.
3. Nunca mencione precios ni promociones.
4. Cierre con una frase aprobada de frases-cierre.md.
5. Marque el resultado «Borrador · requiere revisión».
Revisión de la voz de marca
Revisa borradores en ambos idiomas según su guía de estilo y señala todo lo que suene a una promesa que no pueden cumplir.
Preguntas frecuentes del personal, en dos idiomas
Responde preguntas de los empleados solo con sus preguntas frecuentes internas aprobadas, en inglés o en español, y lo dice cuando la respuesta no está ahí.
Actas en su formato
Convierte notas de reuniones en actas con decisiones, responsables y fechas, en la plantilla que ya usan.
Consulta de procedimientos
Encuentra la sección pertinente de una política o procedimiento y la cita con el nombre del documento, en lugar de parafrasear de memoria.
06 · MCP
MCP: conectar la IA con los sistemas que usted usa
En pocas palabras. Un conector permite que Claude lea un sistema que usted elige. Se empieza en solo lectura. Los pagos y los registros regulados quedan fuera.
MCP, el Model Context Protocol, es un estándar abierto para conectar la IA con otros programas. Un conector basado en MCP permite que Claude lea un sistema específico, y que actúe en él solo si usted lo autoriza, con los permisos que usted fija. Piense en un adaptador universal: el conector se construye una vez y cualquier herramienta de IA aprobada puede usarlo.
Conectoracceso
+
Habilidadsaber hacer
=
Un flujo de trabajo útil
Claude
Conector MCPusa los permisos que usted fija
lee · solo borradores
Empezar aquí
Unidades y documentos compartidos
Wiki o manual interno
Contenido del sitio web, como borradores
Calendarios y listas de eventos
tras revisión
Requiere aprobación
Solicitudes a la mesa de ayuda
CRM e informes contables
Herramientas de citas y redes
✕ bloqueado
No por defecto
Pagos y transferencias
Expedientes de clientes regulados
Todo lo que envíe por su cuenta
Cómo funciona un conector. Claude llega a un sistema solo a través de un conector, y solo con los permisos que usted le da. A algunos sistemas no llega nunca.
Mucho software hoy no tiene conexión con la IA, sobre todo los sistemas de gestión más antiguos. Construir el conector MCP para un sistema que no lo tiene es parte de lo que hace Masson IT, y siempre empieza por el nivel de solo lectura.
07 · Construir o comprar
Construir, comprar o no tocar
En pocas palabras. Construya herramientas pequeñas que leen y redactan. Compre los sistemas de registro. No toque las decisiones sobre clientes ni dinero.
Construir software se abarató mucho. Claude puede producir una herramienta interna funcional en una tarde. Eso cambia lo que vale la pena construir, pero no lo que es seguro construir. La primera pregunta siempre es qué pasa si la herramienta se equivoca. El arquitecto de software Martin Fowler resume la segunda: ¿nos diferencia? Si no, se compra.
Algo que quiere construir
1¿Decide por un cliente, mueve dinero o cambia registros oficiales?
sí
No tocar
no
2¿Es un sistema de registro, o algo que revisa un auditor o regulador?
sí
Comprar a un especialista
no
3¿Toca información de clientes?
sí
Revisar primero, solo lectura
no
Construir con Claude. Una persona revisa.
La prueba de construir o comprar. Responda las preguntas en orden. El primer «sí» decide.
Construir con Claude
Herramientas que leen, ordenan, redactan y llenan. Una persona revisa antes de guardar.
Memorandos, actas y propuestas
Resúmenes de políticas y procedimientos
Listas de verificación que señalan un documento faltante
Redacción en inglés y en español
Registros e informes internos con datos que ya exportan
Búsqueda en el correo y paso de formularios a pantalla, cuando la herramienta esté aprobada para información de clientes
Comprar a un especialista
Sistemas de registro y todo lo que revisa un auditor o regulador. Usted supervisa al proveedor.
Contabilidad, nómina y pagos
El sistema de registro de su industria (expedientes médicos, administración de propiedades, sistema bancario central)
Herramientas de seguridad y respaldo
Muchos de estos proveedores están agregando funciones de IA. Use las de ellos, tras revisarlas.
No tocar
Decisiones sobre el dinero, la salud o la elegibilidad de las personas tomadas por una herramienta que usted construyó
Todo lo que decide por un cliente sin una persona
Escribir en registros financieros o regulados
Todo lo que envíe dinero o mensajes por su cuenta
Menos riesgoMás riesgo
1Redactar un memorando o un aviso para clientesConstruir
2Resumir el manual del empleadoConstruir
3Buscar en su correo y redactar respuestasRevisar primero
4Pasar formularios en papel a un borradorRevisar primero
5Operar la contabilidad o la nóminaComprar
6Aprobar, pagar o mover dinero por su cuentaNo tocar
Tareas de todos los días en la escalera de riesgo. El correo de trabajo y la mayoría de los formularios en papel contienen información de clientes, así que se revisan antes de que Claude los toque.
Seis preguntas antes de construir
Si se equivoca, ¿a quién afecta?Si la respuesta es un cliente o sus libros contables, no se construye internamente.
¿Solo lee y redacta, o cambia registros?Lo que usted construye lee, ordena y redacta. Una persona guarda.
¿Toca información de clientes?Entonces primero va una revisión de privacidad y de proveedores, con términos empresariales.
¿Es lo que lo diferencia?El trabajo que es solo suyo puede valer la pena construirlo. Lo que todas las empresas hacen igual conviene comprarlo.
¿Quién será su dueño el año que viene?Nombre quién la mantiene, quién la revisa y cuándo se retira. Barato de construir no es barato de mantener.
¿Alguien en su equipo puede explicar qué hace?Si no, no entra en el uso diario.
Comprar traslada el trabajo, no la responsabilidad. Un sistema comprado sigue necesitando a alguien que lo vigile.
Cuándo entra un ingeniero
Las herramientas pequeñas para su propio escritorio requieren criterio, no ingeniería. Cuando una herramienta se conecta a un sistema de la empresa, maneja información de clientes o hay personas que dependen de ella cada día, un ingeniero debe decidir si se construye y cómo: accesos, registros, pruebas y qué pasa cuando falla. Ahí el papel de Masson IT pasa de enseñar a construir.
08 · Sitio web
Su sitio web y las respuestas de la IA
En pocas palabras. Los asistentes de IA responden con lo que dice su sitio web, así que deles respuestas claras en ambos idiomas.
Cada vez más personas le preguntan a un asistente de IA en lugar de buscar, y reciben una sola respuesta con algunas fuentes citadas. Su sitio web es lo que esos asistentes leen. Cinco preguntas que vale la pena hacerse sobre el suyo:
Un cliente le pregunta a un asistente de IA«¿A qué hora abren el sábado?»
busca
El asistente lee su sitio webBusca una respuesta clara que pueda citar.
cita
Responde citando su página«Abrimos a las [su horario]». · su sitio
Cómo las respuestas de la IA encuentran su sitio. Solo un ejemplo. Si la respuesta no está en su sitio en palabras sencillas, el asistente la toma de otra parte.
Ambos idiomas¿Cada página y cada respuesta existe en inglés y en español, con el mismo detalle?
Respuestas claras¿Sus preguntas más comunes (horario, ubicación, cómo empezar, cuánto cuesta empezar) tienen respuestas en frases sencillas que un asistente pueda citar?
Datos del negocio estructurados¿Su dirección, horario y teléfono están marcados para que los buscadores y los asistentes de IA los lean correctamente?
Cobertura de preguntas frecuentes¿Qué preguntas escucha su recepción cada semana que el sitio todavía no responde?
Accesibilidad¿Funciona bien en teléfonos y con lectores de pantalla?
Las habilidades y los conectores también ayudan aquí. Con un conector de solo lectura a su sitio y una habilidad de voz de marca, su equipo puede redactar actualizaciones en ambos idiomas en minutos. Una persona sigue revisando y publicando.
09 · Camino
Un camino, paso a paso
En pocas palabras. Aprender, fijar reglas, probar una cosa, medirla y luego crecer.
Sin datos de clientes · 1–5Tras revisión · 6se repite · 7
1
Preparación
Su equipo completa el curso gratuito AI Fluency for Small Businesses y obtiene el certificado.
2
Base
Elegir la herramienta aprobada, configurar el inicio de sesión y los controles de administración, y redactar la política de uso de IA de una página y la regla de datos.
3
Taller
Sesiones en vivo por equipo, con tareas reales e información pública o interna. Salen con una lista de dónde la IA podría ayudar.
4
Piloto
Un solo flujo de trabajo, sin datos de clientes, medido antes y después para que el resultado sea claro.
5
Habilidades
Crear, pocas a la vez, las habilidades que surgieron del taller, y quedarse con las que la gente usa.
6
Conectores
Primero, conectores de solo lectura. Más, solo después de una revisión.
7
Demostraciones periódicas
Con un calendario fijo, una demostración breve de lo que se construyó, lo que funcionó y lo que sigue.
El camino. Los pasos 1 a 5 no usan datos de clientes. Los conectores vienen después de una revisión. Las demostraciones se repiten con un calendario fijo.
No prometemos que cada experimento funcione. Prometemos un flujo constante de intentos, una demostración periódica y una lista creciente de lo que dio resultado.